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第二章「傳達想說的話」有這樣的秘訣

1俯瞰說話的內容，在十七秒內表達
■俯瞰說話的內容
為了減輕在前一章提到的因語言化導致的訊息劣化，首先說明俯瞰說話內容的重要性。

那麼，先比較一下有俯瞰說話內容與沒俯瞰說話內容，有多大的不同。

＜新人業務訓練報告＞
『關於新人的業務訓練，雖說是新人，但希望他們能盡早獨立，所以不可能花那麼多的訓練時間。因此，希望好好地建立計畫，有效率地進行。首先在初期階段，主要是讓他們有所體驗與具備商品知識。由於熟練工作也很重要，所以這方面的體驗要多是必要的。此外，也希望能給予他們學習工作上的知識的時間。如此訓練之後當他們能勝任工作後，希望進入第二階段，更深入各個項目，並落實於具體的作業上。』

話說得這麼零亂，根本無法預料會扯到哪裡去。而且，不斷地東拉西扯，使說話內容變得冗長。這就是會想到哪裡就說到哪裡的原因。

那麼，俯瞰一下這段內容，想想說話的主旨是什麼吧！

『報告關於今後的新人業務訓練計畫。
為進行有效果的業務訓練計畫，將要致力的內容分為初期階段與第二階段來說明。
在初期階段，讓新人實際體驗與具備商品知識。
第二階段則是，將要讓新人體驗與學習的各項事務，落實到具體作業中。』

這就是說話的主旨。如何呢？經過整理、俯瞰說話的內容，變成條理分明、容易了解的內容。能做到這點之後，再建議具體的技能。

■已俯瞰的內容，在十七秒內表達
上述雖已經說明了，俯瞰說話可以減輕因語言化導致的訊息劣化的理由，但產生一個問題。那就是即使可以俯瞰說話的內容，也不見得能傳達出讓人容易理解的內容。

這是筆者經營十五年以上的研習課程親身感受到的，總之，為了俯瞰說話內容，有必要進行訊息整理（此一訊息整理的方法，會在之後的章節中詳加解說）。可是，即使一樣地妥善進行訊息整理，一旦到了口頭傳達時，就會突然出現令人「難以理解」與「容易理解」兩種類型。也就是說，前者是「即使會做訊息整理，但表達能力不佳者」。

為何會發生這種現象呢？如果詳加分析兩者的不同，就可知道關鍵在「簡潔性」。

希望大家比較一下下面的說話方式。運用相同的內容來說話時，

（A的情形）
『這是關於業務會議的通知，有許多變更內容、還有要大家攜帶的文件以及應注意的要點。請大家確認。
「變更內容是會議時間更改為十點~十二點。還有會議場所改為第二會議室。其次是「請託內容」，請攜帶訂貨預估單。另外，此預估單請事先交給渡邊部長。最後，請大家共同合作節省會議室的用電。』

（B的情形）
『關於業務會議的通知。通知的要點有三點、關於「變更內容」、「請託內容」、「注意內容」。
首先，第一點「變更內容」是關於會議時間與場所。會議時間更改為十點~十二點。會議場所改為第二會議室。
第二點「請託內容」有兩點，一是請攜帶訂貨預估單，二是請將此預估單事先交給渡邊部長。
第三點「注意內容」是請大家共同合作節省會議室的用電。』

哪個是容易理解的傳達方式呢？很難分辨不同時，請發出聲音閱讀一遍。

B是容易理解的傳達方式。這與兩者皆為可以俯瞰所說的話無關，在傳達方式上就產生了優劣。特別重要的是粗黑字部分。這是決定是否可以簡潔傳達的重點開場白。即使可以適當地整理訊息，但還是要看傳達的方式，是活用了或是扼殺了這點。

因此，我想提議的就是「以十七秒來傳達粗黑字部分！」而「十七秒」的首要根據就是以「簡潔」為標準。

儘管說要「簡潔地傳達」，但在意義上其實是很曖昧的，因為每個人對「簡潔」的定義不同。所以，我們應該以十七秒為標準來整理俯瞰過的內容。並在說話的開頭傳達。如此就可以對說話的對象「簡潔地傳達俯瞰過的內容」。

「十七秒」的另一個根據，就是要讓對方能夠記憶。